코로나 시대를 맞이하면서 회사 업무에서도 가장 크게 변화한 부분은 바로 비대면 회의 일 것이라 생각됩니다.
박람회, 전시회 등 오프라인으로 진행되던 행사들이 온라인의 Webiner (Web + Seminar의 합성어로 웹상에서 진행되는 세미나를 지칭함)로 대체되고 있고, 업무 및 회의 형태 역시 재택과 비대면 화상회의가 보편화되었습니다.
새로운 업무 형태가 되어버린 비대면 화상회의 진행과정과 참고 표현에 대해 공유해 보도록 하겠습니다.
화상회의 진행 절차
1. Schedule a conference call & share the agenda in advance
The agenda needs to include
- Meeting title (Topic)
- Con-call Date
- Start - End time
- Con-call organizer / Host & Participants
- Con-call Tools & Access No. / Access link
2. Preparation & Greeting
Check and test participants network / video / audio
A brief review of the meeting agenda
Set ground-rule & share them with participants
- Change and Indicate name & Office in meeting name or ID
- How to ask questions while someone is speaking: make a note in Separate Chat
- Guide participants on mute while someone is speaking
3. Main discussion
Main topic to discuss or deliver
주제나 회의의 성향에 따라 내용이 달라지므로 상황에 맞게 구성하여 진행합니다.
4. Summary
화상회의는 대면보다 정확한 내용 전달이나 공유가 제한되므로, 공유된 내용은 정리하여 재차 말해주는 것이 효과적입니다.
5. Q & A
질의는 후반부에 진행하는 편이 다수의 시간을 효율적으로 활용하는 데 도움이 됩니다.
6. Closing
Sharing follow up meeting schedule & follow up task
Closing comments
